HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Mô tả : Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi cho các loại phòng, chương trình khuyến mãi sẽ được lễ tân sử dụng khi tạo đặt phòng cho khách lưu trú và hiển thị trên Booking Engine do Blue Jay cung cấp.

Chương trình khuyến mãi là các chính sách giảm giá theo từng giai đoạn do khách sạn tự thiết lập theo nhu cầu sử dụng.

Mục đích :

• Giải thích ý nghĩa các loại chương trình khuyến mãi
• Hướng dẫn tạo và quản lý chương trình khuyến mãi

Các loại chương trình khuyến mãi : BASIC – EARLY BIRD – LAST MINUTES

• Basic: Chương trình khuyến mãi cơ bản chỉ thiết lập các điều kiện cơ bản khi đặt phòng.
• Early Bird : Chương trình khuyến mãi đặt phòng sớm . Sử dụng để xây dựng chương trình ưu đãi giảm giá khi đặt sớm trước một số ngày so với ngày nhận phòng.
• Last Minutes: Chương trình khuyến mãi với khách đặt muộn. Sử dụng để xây dựng chương trình ưu đãi giảm giá phút cuối cho các đặt phòng trong ngày

Hướng dẫn thực hiện.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Quản lý kinh doanh

Đăng nhập với vai trò quản lý kinh doanh

Bước 2: Truy cập menu:Quản lý giá / Chương trình khyến mãi

Hệ thống hiển thị danh sách các chương trình khuyến mãi đã tạo.

Bước 3: Thêm mới

Bấm vào biểu tượng  để bắt đầu thêm chương trình khuyến mãi => Chọn loại khuyến mãi cần tạo trong 3 loại có sẵn : BASIC – EARLY BIRD – LAST MINUTES.

Chọn loại khuyến mãi cần tạo

Nhập các thông tin cần thiết cho chương trình.

• Mã chương trình : Nhập mã để theo dõi. Lễ Tân sẽ sử dụng để nhập mã áp dụng khuyến mãi trên màn hình đặt phòng. Khi nhập mã này, số tiền đặt phòng sẽ tự động giảm theo giá trị chương trình đã thiết lập. Người quản lý sẽ theo dõi được danh sách các đặt phòng đã áp dụng mã giảm giá này.
• Tiêu đề : Nhập tiêu đề cho chương trình. Tiêu đề sẽ hiển thị trên trang đặt phòng trực tiếp Booking Engine
• Giá sẽ giảm bao nhiêu : Nhập số % giảm giá so với giá phòng đang hiển thị
• Đêm nghỉ :
  • Tất cả đêm : Chương trình sẽ áp dụng giảm giá cho tất cả đêm nghỉ của khách
  • Đêm đầu tiên: Giảm giá chỉ áp dụng cho đêm đầu tiên. Không áp dụng cho giá phòng còn lại của các đêm khác
• Khách sẽ ở bao nhiêu đêm : Chọn quy định áp dụng thời gian lưu trú.
  Mặc định áp dụng bằng với số đêm nghỉ của khách hoặc quy định chỉ áp dụng đối với đặt phòng có số đêm lưu trú tại cài đặt này.
• Không hoàn tiền : Đánh dấu tùy chọn cho phép hiển thị thông tin chính sách hoàn tiền của chương trình này
• Áp dụng cho loại phòng nào: Đánh dấu những loại phòng được áp dụng với chương trình khuyến mãi đang xây dựng.
• Thời gian áp dụng : Lựa chọn những khoảng thời gian mà khuyến mãi có hiệu lực.

Bấm chuột vào ô thời gian áp dụng => Trong 2 màn hình lịch hiện ra => Chọn ngày bắt đầu trên lịch thứ 1 và ngày kết thúc ở lịch thứ 2 => Bấm vào nút  để áp dụng khoảng thời gian vừa chọn => Khoảng thời gian sẽ hiển thị trên ô thời gian áp dụng => Bấm vào nút  để hoàn tất .

Chọn thời gian áp dụng cho chương trình

• Trong danh sách thời gian đã cài đặt => bấm vào nút  để gỡ bỏ khoảng thời gian cần xóa. Khách sạn có thể thao tác tạo nhiều khoảng thời gian cho mỗi chương trình khuyến mãi.

Kết quả sau khi chọn thời gian áp dụng

• Sau khi chọn xong thời gian áp dụng => Bấm vào nút  để xem lại các thông tin cài đặt và sẵn sàng để kích hoạt chương trình
• Trong màn hình xem trước => Bấm vào nút  để quay trở lại màn hình cập nhật lại thông tin cho chương trình .
• Để kích hoạt chương trình chính thức có hiệu lực , bấm vào nút  để kích hoạt ngay.

Màn hình xem trước chương trình

Màn hình cập nhật thông tin chương trình giảm giá

QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI

Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn quản lý , theo dõi và chỉnh sửa các chương trình khuyến mãi đã tạo.

Bước 1 : CẬP NHẬT NGÔN NGỮ

Trang Đặt phòng trực tiếp của Blue Jay cung cấp 3 loại ngôn ngữ nội dung. Vì vậy, để hiển thị thông tin chương trình khuyến mãi theo ngôn ngữ tương ứng, khách sạn cần cập nhật thông tin cho chương trình với các ngôn ngữ hiển thị trên Booking Engine.
Lưu ý : Khách sạn không sử dụng dịch vụ Booking Engine thì có thể bỏ qua bước này

Trong danh sách chương trình khuyến mãi => Bấm vào biểu tượng  => Cập nhật tiêu đề và mô tả chương trình theo các ngôn ngữ đang hiển thị => Bấm “Lưu” để hoàn tất.

Cập nhật ngôn ngữ cho chương trình khi hiển thị trên Booking Engine

Nhập các thông tin theo ngôn ngữ đang hiển thị

Bước 2 : Cập nhật thông tin

CHỈNH SỬA : Trong danh sách chương trình => Bấm vào biểu tượng  để thực hiện chỉnh sửa thông tin => Cập nhật các thông tin cần chỉnh sửa => Bấm “Lưu” để hoàn tất

XÓA : Trong danh sách chương trình => Bấm vào biểu tượng  để xóa chương trình trong danh sách

KHÓA/MỞ: Trong danh sách chương trình => Các chương trình đang được kích hoạt sẽ có biểu tượng . Bấm vào để chuyển chương trình về trạng thái KHÓA . Chương trình sẽ không hiển thị trong danh sách quản lý
Để mở các chương trình đã khóa => Trong cửa sổ tìm kiếm => Bấm chọn trạng thái Chưa kích hoạt => bấm Tìm kiếm để hiển thị các chương trình đã khóa

Tìm kiếm và hiển thị các chương trình theo bộ lọc

THỐNG KÊ ĐẶT PHÒNG : Để theo dõi các đặt phòng đã được áp dụng với chương trình khuyến mãi => Bấm vào biểu tượng  để mở ra danh sách đặt phòng của chương trình đang thao tác.

Bấm vào biểu tượng để xem danh sách đặt phòng

Trong danh sách đặt phòng => có thể nhập các mã khuyến mãi khác để tìm kiếm các đặt phòng theo mã vừa nhập => Bấm vào Xuất excel hoặc Xuất PDF để tải về danh sách kết quả theo các file tương ứng.

Danh sách đặt phòng theo mã giảm giá

Lưu ý :

• Hệ thống sẽ tự động tính toán các điều kiện của chương trình khuyến mãi và hiển thị kết quả thông báo khi lễ tân thao tác nhập mã khuyến mãi cho đặt phòng
• Vui lòng nhập thông tin ngôn ngữ đầy đủ để hiển thị tốt trên Booking Engine.
• Xây dựng và cung cấp các mã khuyến mãi sẽ khuyến khích gia tăng lượng đặt phòng trực tiếp với khách sạn
• Mỗi đặt phòng chỉ được áp dụng một mã giảm giá duy nhất.
• Chương trình giảm giá sẽ áp dụng cho tổng giá phòng tại thời điểm lễ tân nhập mã giảm giá trên giao diện đặt phòng.
• Các đặt phòng có chọn khuyến mãi từ Booking Engine sẽ được đồng bộ vào lịch đặt phòng của Lễ Tân.
  • Thông tin chương trình được ghi trong mục Ghi chú để lễ tân theo dõi
  • Giá tổng đặt phòng là giá cuối cùng đã áp dụng chương trình