HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MÔ TẢ : Quản lý thu chi giúp khách sạn quản lý tất cả các khoản thu chi từ lễ tân, bán hàng, mua hàng, và các khoản thu chi khác. Hệ thống cho phép khách sạn quản lý gồm quỹ tiền mặt, quỹ tiền gửi.

* Lưu ý :

• Phiếu thu được tạo tự động khi phát sinh thanh toán ở Lễ tân/Quản lý bán hàng sẽ không được sửa, xóa.
• Phiếu thu/chi/rút được khách sạn tạo ở chức năng quản lý thu chi sẽ được quyền sửa, xóa.
• Khi tạo phiếu rút tiền thành công thì tất cả các phiếu thu/chi/rút tiền tại thời điểm phiếu rút tiền được lập trở về quá khứ sẽ bị khóa, khách sạn không có quyền sửa, xóa. Để có thể sửa, xóa lại các phiếu thu/chi/rút tiền do khách sạn tạo trước, khách sạn cần xóa phiếu rút tiền cuối cùng
• Phiếu thu/chi/rút được khách sạn tạo ở chức năng quản lý thu chi sẽ không hiển thị trên Báo cáo Thanh toán hàng ngày.
• Quản lý thu chi với vai trò Lễ tân sẽ chỉ thể hiện thu chi trong ngày hiện tại. Với vai trò Quản lý kinh doanh/Kế toán thì sẽ cho phép xem thu chi trong một khoảng thời gian được chọn.
• Phiếu thu/chi/rút được phân biệt thông qua ký tự đầu tiên chứa trong nôi dung của phiếu như sau:
  • Phiếu thu => Có ký tự “T” trước nôi dung.   
  • Phiếu chi  => Có ký tự “C” trước nôi dung.
  • Phiếu rút => Có ký tự “R” trước nôi dung.

Lưu ý: Các ký tự này được hệ thống sinh tự động, khách sạn không cần phải nhập vào khi nhập nhập nôi dung phiếu

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Lễ Tân/Quản lý kinh doanh/Kế toán

Bước 2: Chọn menu “Quản lý thu chi” => Chọn menu “Quỹ tiền mặt” hoặc “Quỹ tiền gửi”.

Bước 3: Nếu đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Quản lý kinh doanh/Kế toán => chọn Loại phiếu, ngày và giờ => Bấm nút “Xem Báo cáo” để xem báo cáo trên các tiêu chí đã chọn.

Màn hình tùy chọn của chức năng Quản lý tiền mặt

Bước 4: Thao tác với các phiếu:

• Thêm mới phiếu thu/chi/rút tiền:
  • Bấm nút “Thu tiền” để tạo phiếu thu khác. (Các phiếu thu khi có thanh toán ở Lễ Tân/Quản lý bán hàng sẽ tự động được tạo)
  • Bấm nút “Chi tiền” để tạo phiếu chi.
  • Bấm nút “Rút tiền” để tạo phiếu rút tiền sau khi đã kiểm tra và đối chiếu với số liệu thực tế.

Danh sách các nút của chức năng Quản lý tiền mặt

•  Sửa, xóa phiếu thu/chi/rút tiền:
  • Bấm vào các nút ở bên phải cùng dòng với phiếu khách sạn muốn thao tác
    • Bấm nút  để sửa,
    • Bấm nút   để xóa
• Các thao tác khác:
  • Bấm nút “Xuất File” để xuất báo cáo thu chi ra dạng file excel, pdf.
  • Bấm nút   bên phải cùng dòng với phiếu để in phiếu