HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MÔ TẢ : Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn có thể thao tác thanh toán tiền dễ dàng và nhanh chóng cho khách lẻ và khách đoàn.

MỤC ĐÍCH : Sử dụng khi muốn làm thủ tục thanh toán tiền.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Lễ Tân 

Bước 2: Thao tác ghi nhận thanh toán.

• Truy cập menu “Lịch Đặt Phòng” => Trên màn hình lịch đặt phòng đang hiển thị => Chọn đặt phòng cần làm thủ tục => Bấm nút “Xem chi tiết” để xem thông tin đặt phòng => Màn hình thông tin đặt phòng xuất hiện => Chọn menu bên trái “Thanh toán”

Menu thanh toán cho đặt phòng

Bước 3: Trên màn hình thanh toán, nhập các thông tin sau:

• Phương thức thanh toán: Tiền mặt (Cash), Chuyển khoản (Bank Transfer), thẻ tín dụng (Credit Card).
• Số tiền
• Thanh toán cho: Phòng + Dịch vụ, Phòng, Dịch vụ
• Nhập ghi chú (Nếu cần)
• Nếu chọn phương thức thanh toán là Chuyển khoản (Bank Transfer) hoặc thẻ tín dụng (Credit Card). Người dùng nhập thêm thông tin ngân hàng, mã giao dịch, số thẻ (Nếu cần).
• Bấm chọn “Đặt cọc” (Nếu cần).

Lưu ý: Để hiểu rõ hơn về khái niệm đặt cọc, vui lòng xem link về “Ghi nhận đặt cọc/Theo dõi đặt cọc”

• Bấm nút “Thanh toán” => Để ghi nhận khoản thanh toán.

Màn hình ghi nhận thanh toán

* Lưu ý :

• Nếu khách sạn nhập sai thông tin ghi nhận thanh toán, khách sạn chọn menu “Hoàn tiền” trong menu “Thanh toán” của màn hình thông tin đặt phòng. Nhập số tiền, bấm nút “Hoàn tiền” để hoàn tiền lại cho khách hàng.
• Đối với đặt phòng khách đoàn, người dùng có thể chọn một đặt phòng bất kỳ trong danh sách đặt phòng thuộc khách đoàn. Trong ô số tiền, hệ thống sẽ tự động lấy tổng số tiền phòng của đoàn khách vào ô số tiền. Khi bấm nút “Thanh toán” hoặc “Hoàn tiền”, hệ thống sẽ tự động chia tổng số tiền này rải về cho từng đặt phòng trong đoàn khách.
• Nếu khách sạn không muốn chức năng tự động chia tổng số tiền rải về cho từng đặt phòng trong đoàn khách. Khách sạn có thể vào tài khoản có vai trò “Quản lý hệ thống” => Chọn menu “Cài đặt nâng cao” => Chọn menu “Tổng quan” =>  Chọn “Cài đặt nâng cao” => Tắt chế độ chia tiền.

• Sau khi hoàn thành thao tác ghi nhận thanh toán, trên màn hình chức năng “Lịch đặt phòng”, thông tin thanh toán được thể hiện như sau:

 => Chưa thực hiện khoản thanh toán nào.

  => Đã thực hiện thanh toán một phần tiền phòng

 => Đã thanh toán hết số tiền phòng