HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Mô tả : Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn kích hoạt các tùy chọn phù hợp với mô hình quản lý và nhu cầu sử dụng của khách sạn khi vận hành hệ thống Blue Jay PMS. Tác động của các tùy chọn này sẽ thay đổi tính năng hoặc nghiệp vụ đối với vai trò Lễ Tân.

Mục đích :

• Giải thích ý nghĩa của các tùy chọn cấu hình nâng cao.
• Hướng dẫn cập nhật một số cấu hình phổ biến.

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Quản lý 
Bước 2: Truy cập menu:Cài đặt nâng cao / Tổng quan

TỔNG QUAN :
Khách sạn có thể thực hiện cấu hình một số tùy chọn cơ bản. Hệ thống kích hoạt sẵn tiền tệ và ngôn ngữ sử dụng. Các cấu hình còn lại bao gồm :

• Mã tiền tố: Nhập mã tiền tố cho các mã đặt phòng, ví dụ: BK. Mã đặt phòng là một dãy 5 số tự động tăng dần. Khi thao tác tạo đặt phòng, mã đặt phòng sẽ bắt đầu với tiền tố được nhập tại hướng dẫn này. Ví dụ: BK00001
• Giờ đến: Nhập giờ nhận phòng theo quy định của
• Giờ đi : Nhập giờ trả phòng theo quy định của khách sạn

Bước 3: Cập nhật các tùy chọn cần thiết => Bấm “Lưu” để hoàn tất

CÀI ĐẶT NÂNG CAO  

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý và nghiệp vụ khách sạn, các tùy chọn sau đây có thể được Kích hoạt/Khóa. Giải thích ý nghĩa các tùy chọn nâng cao:

• Gửi email khi có "Đặt phòng mới" từ OTA:
  • Mở: Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo cho khách sạn khi có đặt phòng mới từ OTA. Email khách sạn được cập nhật trong hướng dẫn về Thông tin khách sạn và đặt phòng.
  • Tắt: Khách sạn sẽ không nhận được email thông báo “Có đặt phòng mới”
• Đánh dấu đã đọc đối với các "Thông báo thành công" của các đặt phòng từ OTA trên chức năng thông báo của lễ tân:
  • Mở: Các thông báo đặt phòng thành công từ OTA sẽ được đánh dấu là “đã đọc” và thay đổi màu sắc so với các thông báo khác
  • Tắt: Không thay đổi trạng thái của “thông báo đặt phòng thành công”.
• Ghi chú từ OTA về là công khai :
  • Mở: Lưu các ghi chú từ OTA ở trạng thái “Công khai”. Các ghi chú công khai sẽ được xuất hiện trong mục Ghi chú của các form: Xác nhận đặt phòng, Đăng ký nhận phòng.
  • Tắt: Lưu các ghi chú từ OTA ở trạng thái “Không công khai”.
• Tự động gán phòng khi có đặt phòng từ OTA :
  • Mở: Hệ thống tự động ưu tiên gán phòng có trạng thái “Sạch” cho đặt phòng từ OTA. Lễ tân có thể điều chỉnh lại phòng hoặc kéo-thả để đổi phòng trên màn hình làm việc “Lịch Đặt Phòng”
  • Tắt: Đặt phòng sẽ không tự động được gán vào phòng. Lễ tân sẽ theo dõi đặt phòng hiển thị trên Calendar tại ví trí của loại phòng trong Booking và chủ động thao tác gán phòng.

* Lưu ý: Các tùy chọn này chỉ có tác dụng khi khách sạn đã được kết nối với OTA thông qua Channel Manager mà Blue Jay cung cấp. Xem thêm về: Hướng dẫn với Channel Manager tại đây

• Ẩn giá tiền phòng trên chức năng "Lịch đặt phòng" của lễ tân:
  • Mở: Màn hình Lịch Đặt Phòng hiển thị giá phòng mỗi ngày đã được cài đặt bởi khách sạn
  • Tắt: Màn hình Lịch Đặt Phòng không hiển thị giá phòng mỗi ngày.
• Tắt chế độ chia tự động số tiền thanh toán hoặc hoàn tiền về các đặt phòng trong cùng một nhóm: Tùy chọn có tác dụng đối với các Đặt Phòng Nhóm.
  • Mở:  Hệ thống sẽ chỉ ghi nhận các thao tác Thanh toán/Hoàn tiền cho mỗi phòng trong nhóm là riêng biệt.
  • Tắt: Hệ thống sẽ chia đều số tiền Thanh toán/Hoàn tiền cho tất cả các phòng trong nhóm khi thao tác trên mỗi phòng
• Mở chức năng bán dịch vụ ngoài: Tùy chọn sẽ cho phép khách sạn áp dụng chức năng bán hàng (Bán dịch vụ) trên hệ thống. Ví dụ: Café, Nhà hàng, đồ lưu niệm….Xem thêm về: hướng dẫn sử dụng chức năng Bán hàng tại đây
  • Mở:  Hệ thống mở chức năng bán hàng (hiển thị nút DỊCH VỤ) trên màn hình làm việc của Lễ Tân.
  • Tắt: Hệ thống đóng chức năng bán hàng trên màn hình làm việc của Lễ Tân

• Mở chức năng chọn 'không ăn sáng' cho từng đặt phòng: Tùy chọn sẽ giúp khách sạn cho phép tạo đặt phòng với giá phòng không bao gồm ăn sáng. Đồng thời, hệ thống sẽ không cộng số lượng bữa sáng của đặt phòng này vào báo cáo bữa sáng.
  • Mở:  Hiển thị đánh dấu “Không ăn sáng” trên màn hình đặt phòng của Lễ Tân
  • Tắt: Không hiển thị đánh dấu “Không ăn sáng” trên màn hình đặt phòng của Lễ Tân

• Mở chức năng Bán theo giờ: Tùy chọn cho phép khách sạn mở bán theo giờ cho các loại phòng có cập nhật giá giờ.
  • Mở:  Ô giá phòng sẽ tự động hiển thị giá theo số giờ Lễ tân lựa chọn. Công thức cài đặt giá giờ mà khách sạn đã thiết lập. Lưu ý: Giá giờ chỉ xuất hiện khi Lễ Tân chọn Ngày nhận và Trả phòng trong cùng một ngày/
  • Tắt: Ô giá phòng sẽ tự động hiển thị giá hàng ngày đã được cài đặt.
• Mở chức năng đánh dấu các dịch vụ đã thanh toán: Tùy chọn cho phép Lễ tân có thể thao tác đánh dấu các dịch vụ thêm mà khách đặt phòng đã thanh toán trong quá trình lưu trú.
  • Mở:  Hiển thị nút chức năng “Lưu DV đã thanh toán” trên màn hình Đặt Phòng của Lễ Tân
  • Tắt: Ẩn nút chức năng “Lưu DV đã thanh toán” trên màn hình Đặt Phòng của Lễ Tân

• Mở chức năng Voucher điện tử: Cho phép Lễ Tân có thể thực hiện thanh toán với hình thức nhập mã Voucher mà khách hàng cung cấp khi thanh toán cho đặt phòng.
  • Mở:  Hiển thị thêm tùy chọn Voucher trong hình thức thanh toán của chức năng Thanh toán/Hoàn tiền. Khách sạn cần kích hoạt Phương thức thanh toán/Voucher trong Quản lý phương thức thanh toán. Xem thêm: Hướng dẫn tùy chỉnh phương thức thanh toán
  • Tắt: Không hiển thị hình thức thanh toán Voucher trong chức năng Thanh toán/Hoàn tiền
• Mở chức năng hóa đơn số:
  • Mở: Hệ thống sẽ tự động lưu xuống các hóa đơn (đánh số tự động tăng dần) khi Lễ Tân làm thao tác “Lưu Hóa đơn” cho các thanh toán của khách đặt phòng
  • Tắt: Không tự động lưu xuống các hóa đơn thanh toán của khách đặt phòng.
• Mở chức năng Gửi Email xác nhận đặt phòng cho đối tác:
  • Mở: Hiển thị thêm nút “Gửi E-mail cho đối tác” trong màn hình form “Xác nhận đặt phòng” của Lễ Tân.
  • Tắt: Không hiển thị thêm nút “Gửi E-mail cho đối tác” trong màn hình form “Xác nhận đặt phòng” của Lễ Tân.

LƯU Ý :

• Một số tùy chọn sẽ được kích hoạt tự động khi cài đặt hệ thống ban đầu bởi Blue Jay. Khách sạn có thể kiểm tra và điều chỉnh các tùy chọn này để phù hợp với nhu cầu sử dụng bất cứ lúc nào
• Đối với mã tiền tố: Các tùy chọn sẽ được áp dụng với các đặt phòng tính từ thời điểm thay đổi. Các đặt phòng quá khứ vẫn giữ nguyên và tuân theo quy tắc cũ.

Các tùy chọn cài đặt nâng cao