HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Cập nhật tính năng mới

Thời gian cập nhật : 22/07/2022
Tính năng mới :

• Nhập thanh toán/đặt cọc theo ngày
• Tùy chỉnh Bật/Tắt tính năng “Tự động chuyển tiền đặt cọc thành tiền thanh toán khi khách Check In”

Điều chỉnh :

• Điều chỉnh quy trình xử lý khoản tiền đặt cọc
• Bổ sung thông tin phòng lưu trú của khách khi sử dụng dịch vụ thêm trong hóa đơn đặt phòng nhóm.
• Bỏ gộp các khoản thanh toán và hiển thị chi tiết các khoản thanh toán của một đặt phòng trong Quỹ Thu/Chi.

1. Nhập thanh toán/đặt cọc theo ngày

Mục đích :

• Giúp khách sạn có thể thao tác tự chọn ngày thanh toán/đặt cọc thay vì hệ thống mặc định lấy ngày hiện tại

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Lễ tân
Bước 2: Truy cập menu Lịch Đặt Phòng . Mở chi tiết đặt phòng cần xử lý . Trong màn hình “Chi tiết đặt phòng” chọn menu “Thanh Toán”

Bước 3 : Tùy chọn Ngày/giờ thanh toán . Nhập số tiền mà khách thanh toán/đặt cọc. Bấm Lưu để hoàn tất

Tự chọn ngày/giờ thanh toán của đặt phòng
 

2. Tùy chỉnh Bật/Tắt tính năng “Tự động chuyển tiền đặt cọc thành tiền thanh toán khi khách Check In”

Mục đích :

• Giúp khách sạn cài đặt tùy chọn xử lý đối với khoản tiền đặt cọc
• Tự động chuyển khoản tiền đặt cọc thành khoản tiền thanh toán khi khách đã đến nhận phòng, tránh thiếu sót thông tin thanh toán của khách.

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Quản lý
Bước 2: Truy cập menu Cài đặt nâng cao/Tổng quan

Bước 3: Bật/tắt tùy chọn “Tự động chuyển tiền đặt cọc thành thanh toán khi 'Check In'” trong danh sách “Cài đặt nâng cao/cấu hình tùy chọn tiện ích”

Ý nghĩa :

• Bật : Khi lễ tân thao tác Check In cho khách => Các khoản tiền đặt cọc của đặt phòng này sẽ tự động chuyển thành khoản tiền đã thanh toán.
  • Báo cáo đặt cọc: sẽ không còn khoản tiền đặt cọc này
  • Báo cáo thanh toán: sẽ ghi nhận có khoản tiền thanh toán với ngày thanh toán là ngày khách Check In
  • Quỹ thu chi : Ghi nhận có khoản tiền đặt cọc vào ngày nhận tiền đặt cọc của số tiền này.
• Tắt : Khi lễ tân thao tác Check In cho khách => Các khoản tiền đặt cọc vẫn giữ nguyên trạng thái và ngày nhận tiền đặt cọc => Lễ tân sẽ xử lý khoản tiền đặt cọc này khi khách Check Out bằng các tính năng : Chuyển đặt cọc thành thanh toán / Hoàn tiền đặt cọc / Chuyển tiền đặt cọc qua đặt phòng khác.

3. Điều chỉnh quy trình xử lý đặt cọc

Mục đích :

• Giúp khách sạn có thể tùy chọn ngày đặt cọc của đặt phòng
• Bổ sung thêm thông tin “Ngày nhận tiền” , “Ngày thanh toán” của khoản tiền đặt cọc để đảm bảo chính xác dòng tiền của Quỹ Thu Chi và Báo cáo thanh toán
• Giúp khách sạn có thể tự động chuyển tiền đặt cọc thành thanh toán khi khách Check In, tránh bỏ sót thông tin đặt cọc của khách
• Đảm bảo quy trình chuyển tiền đặt cọc thành khoản tiền thanh toán được rõ ràng và dễ sử dụng hơn

Thông tin điều chỉnh :

• Bổ sung “Ngày nhận tiền” : Khách sạn có thể tùy chọn ngày nhận tiền đặt cọc trong chức năng Thanh Toán tại trường Ngày/giờ thanh toán của khoản tiền đặt cọc.
  • Báo cáo đặt cọc : Ghi nhận có số tiền đặt cọc, ngày ghi nhận số tiền (Ngày nhận tiền) là ngày mà lễ tân đã chọn ở chức năng Thanh Toán (như hình)
  • Quỹ Thu Chi : Ghi nhận có số tiền đặt cọc vào quỹ, ngày ghi nhận số tiền (Ngày nhận tiền) là ngày mà lễ tân đã chọn ở chức năng Thanh Toán

Quy trình xử lý đặt cọc :

• Khi thực hiện thao tác đặt cọc:
  • Báo cáo đặt cọc : Ghi nhận có khoản tiền đặt cọc vào ngày mà khách sạn lựa chọn
  • Quỹ Thu Chi : Ghi nhận có số tiền đặt cọc vào Quỹ , ngày nhận tiền là ngày mà khách sạn lựa chọn
  • Báo cáo thanh toán : Không ghi nhận số tiền đặt cọc
• Khi chuyển đặt cọc thành thanh toán :
  • Báo cáo đặt cọc : Không còn khoản đặt cọc này
  • Quỹ Thu Chi : Vẫn ghi nhận có số tiền đặt cọc vào Quỹ , ngày nhận tiền là ngày mà khách sạn đã lựa chọn
  • Báo cáo thanh toán : Ghi nhận có số tiền đặt cọc được thanh toán vào ngày hiện tại đang thao tác (Tự động)
• Khi Hoàn đặt cọc
  • Số tiền đã đặt cọc sẽ tự chuyển thành khoản đã thanh toán
  • Hệ thống sẽ tự tạo một khoản Hoàn tiền với số tiền đã đặt cọc để balance
  • Báo cáo đặt cọc : không ghi nhận khoản tiền đặt cọc nữa
  • Báo cáo thanh toán : không ghi nhận khoản tiền đặt cọc và hoàn đặt cọc nói trên
  • Quỹ thu chi :
    • Có ghi nhận khoản tiền đặt cọc vào ngày nhận tiền trong cột TIỀN THU
    • Có ghi nhận khoản Hoàn tiền vào ngày thực hiện Hoàn đặt cọc trong cột TIỀN CHI

4. Bổ sung thông tin phòng lưu trú của khách khi sử dụng dịch vụ thêm trong hóa đơn đặt phòng nhóm.

Mục đích :

• Giúp khách sạn in hóa đơn chi tiết hơn với thông tin dịch vụ thêm đã được sử dụng tại phòng vật lý (phòng lưu trú) thực tế nào của khách trong hóa đơn đặt phòng của khách đoàn.

5. Bỏ gộp các khoản thanh toán và hiển thị chi tiết các khoản thanh toán của một đặt phòng trong Quỹ Thu/Chi.

Mục đích :

• Giúp khách sạn theo dõi chi tiết các khoản thanh toán đã thao tác cho một đặt phòng trong Quỹ Thu Chi.
• Các khoản thu của phòng sẽ trở nên rõ ràng hơn