HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MÔ TẢ : Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn tạo và quản lý hóa đơn bán lẻ cho các hàng hóa dịch vụ mà khách sạn cung cấp  
MỤC ĐÍCH :

• Tạo hóa đơn bán hàng cho các hàng hóa và dịch vụ mà khách sạn cung cấp.
• Quản lý và theo dõi hóa đơn bán hàng
• Cập nhật chỉnh sửa hóa đơn
• Xuất dữ liệu báo cáo doanh thu/công nợ hóa đơn bán lẻ.

Các mặt hàng, dịch vụ được tạo và quản lý bởi vai trò Quản Lý Khách Sạn, xem thêm Hướng dẫn quản lý dịch vụ thêm

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Lễ Tân

Đăng nhập hệ thống và lựa chọn vai trò Lễ Tân

Bước 2: Truy cập menu: Dịch vụ trên màn hình làm việc của lễ tân

Truy cập menu Dịch Vụ để sử dụng các tính năng bán dịch vụ ngoài

Bước 3: Tạo hóa đơn

Trên giao diện của hóa đơn dịch vụ ngoài => Bấm vào nút để thực hiện thêm mới hóa đơn

Bấm vào “Thêm” để bắt đầu thêm hóa đơn mới

Hệ thống hiển thị giao diện cập nhật cho hóa đơn dịch vụ mới. Cập nhật các nội dung cho hóa đơn => Lựa chọn số lượng mặt hàng, dịch vụ xuất bán => Bấm “Thêm” để thêm mặt hàng đang lựa chọn vào hóa đơn.

• Ngày : ngày tạo hóa đơn và xuất bán hàng hóa, dịch vụ
• Họ tên khách : Họ tên khách mua hàng
• Dịch vụ : Chọn hàng hóa dịch vụ theo các danh mục của khách sạn
• Số lượng : Nhập số lượng xuất bán cho hóa đơn
• Giá : Giá bán của mặt hàng, dịch vụ này. Giá hiển thị là giá mặc định đã cài đặt. Lễ tân có thể điều chỉnh giá bán trực tiếp tại ô giá này.

Thêm mặt hàng vào hóa đơn bán lẻ đang thực hiện

Sau khi hoàn tất cập nhật các mặt hàng vào hóa đơn. Lễ tân có 2 lựa chọn để thực hiện ở bước tiếp theo : Lưu nháp hoặc Lưu hóa đơn

• Lưu nháp : Hóa đơn nháp là hóa đơn mà lễ tân có thể tiếp tục bổ sung hoặc chỉnh sửa các mặt hàng trên hóa đơn. Khi lưu nháp, hệ thống sẽ không hiển thị tính năng In Hóa Đơn
• Lưu : Hóa đơn sẽ được chốt dữ liệu các mặt hàng. Hiển thị thêm nút In Hóa đơn giúp lễ tân in hóa đơn để thu tiền khách hàng.

Lựa chọn LƯU NHÁP hoặc LƯU hóa đơn tùy thuộc vào tình huống nghiệp vụ cần thiết

Bước 4: Thanh toán/ hoàn tiền hóa đơn

Sau khi Lưu nháp hoặc Lưu hóa đơn. Lễ tân có thể thực hiện thao tác thanh toán/hoàn tiền cho hóa đơn đang xem.

• Thanh toán : Nhấp chọn trên màn hình hóa đơn => Chọn phương thức thanh toán của khách hàng => Nhập số tiền khách thanh toán => Thêm Ghi chú nếu cần => bấm  để thêm khoản thanh toán của khách vào hóa đơn

Thêm thanh toán cho hóa đơn bán lẻ

Lưu ý :

• Có thể thực hiện nhiều lệnh thanh toán trên mỗi hóa đơn
• Hệ thống tự động hiển thị sẵn số tiền tổng của hóa đơn trên ô nhập tiền thanh toán. Lễ tân có thể chỉnh sửa về đúng số tiền mà khách thanh toán
• Hệ thống sẽ tự động khóa ô nhập số tiền khi tổng tiền hóa đơn đã bằng 0
• Để theo dõi các lần thanh toán của hóa đơn => bấm vào “Danh sách đã thanh toán” => Có thể theo dõi chi tiết các lần thanh toán cho hóa đơn.

Theo dõi lịch sử thanh toán cho hóa đơn bán lẻ

• Hoàn tiền : Nhấp chọn trên màn hình hóa đơn => Chọn phương thức hoàn tiền cho khách hàng => Nhập số tiền sẽ hoàn trả cho khách => Thêm Ghi chú nếu cần => bấm  để thêm khoản hoàn tiền vào hóa đơn => Hệ thống tự động tính lại tổng tiền của hóa đơn

Thêm hoàn tiền hóa đơn

Lưu ý :

• Có thể thực hiện nhiều lệnh hoàn tiền trên mỗi hóa đơn
• Để theo dõi các lần thanh toán/hoàn tiền của hóa đơn => bấm vào “Danh sách đã thanh toán” => Có thể theo dõi chi tiết các lần thanh toán/hoàn tiền cho hóa đơn.