HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Mô tả : Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn tạo các Voucher với mệnh giá và số lượng nhất định để cung cấp cho khách hàng. Khách đặt phòng sẽ sử dụng các mã Voucher này để thanh toán tiền phòng thay cho các loại tiền tệ khác. Voucher phải được khách sạn phát hành và có thời hạn sử dụng.
3. Mục đích :

• Giải thích ý nghĩa của Voucher điện tử và cách sử dụng
• Phân biệt tính năng thanh toán voucher và voucher điện tử
• Tạo và phát hành Voucher
• Quản lý và theo dõi sử dụng Voucher

Lưu ý :

• Để sử dụng được hình thức thanh toán bằng voucher. Khách sạn cần bật tùy chọn sử dụng voucher điện tử bằng tài khoản Quản lý khách sạn . Xem thêm hướng dẫn cấu hình tùy chọn nâng cao để bật voucher điện tử tại đây
• Khách sạn cần kích hoạt thêm phương thức thanh toán Voucher trong vai trò Quản lý khách sạn . Xem thêm hướng dẫn để kích hoạt phương thức thanh toán tại đây
• Voucher chỉ sử dụng để thanh toán. Số tiền thanh toán là tổng số tiền mệnh giá của voucher đang có.
• Hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của Vourcher và hiển thị thanh toán với số tiền mệnh giá của voucher
• Thông tin thanh toán bằng voucher sẽ được lưu trong các báo cáo liên quan và lịch sử thanh toán.
• Voucher điện tử : là khả năng tự động kiểm tra mã voucher hợp lệ và áp dụng mệnh giá voucher vào thanh toán, đồng thời theo dõi được các báo cáo liên quan.
• Phương thức thanh toán voucher : Là phương thức cho phép lễ tân thực hiện thanh toán với hình thức nhập mã voucher (mã voucher do khách sạn tự tạo và cung cấp, có thể bằng hình thức phát hành giấy, in, email hoặc hình thức voucher điện tử mà hệ thống Blue Jay cung cấp).

Giao diện thanh toán khi bật tùy chọn mở Voucher điện tử

Giao diện hiển thị số tiền của Voucher hợp lệ

PHÁT HÀNH VOUCHER

Là một hình thức phát hành mã với mệnh giá tiền nhất định có thời gian sử dụng đi kèm. Voucher được xem như là một loại tiền tệ sử dụng để thanh toán tiền phòng. Voucher điện tử là một hình thức thanh toán có kiểm tra tính hợp lệ và theo dõi được.

Hướng dẫn thực hiện.
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Quản lý kinh doanh

Đăng nhập với vai trò quản lý kinh doanh

Bước 2: Truy cập menu:Quản lý giá / Quản lý Voucher

Hệ thống hiển thị danh sách các đợt phát hành Voucher mà khách sạn đã phát hành.

Lọc và tìm kiếm Voucher : Tùy chọn trạng thái của các đợt phát hành => Bấm vào biểu tượng  để lọc và xem theo ngày => Nhập thêm từ khóa tìm kiếm, để trống để tìm tất cả => Bấm “Tìm kiếm” để hiển thị kết quả.

Danh sách đợt phát hành voucher đã tạo

Bước 3: Tạo mới đợt phát hành

Để quản lý Voucher, khách sạn cần khởi tạo một đợt phát hành mới. Mỗi đợt phát hành sẽ có mệnh giá, thời hạn áp dụng, các loại phòng áp dụng và số lượng Voucher với mã riêng đi kèm.

Để tạo đợt phát hành => Bấm vào nút 

Bấm vào “Thêm mới đợt phát hành” để bắt đầu khởi tạo voucher

Bước 4: Cập nhật đợt phát hành và quản lý voucher của đợt phát hành

Trong giao diện cập nhật đợt phát hành  => Thực hiện 6 bước theo hướng dẫn để tạo và kích hoạt đợt phát hành

• Bước 1. Nhập thông tin đợt phát hành
• Bước 2. Xác định mệnh giá của các Voucher trong đợt phát hành. Sẽ là số tiền tương ứng trên mỗi Voucher được sử dụng.
• Bước 3. Quy định thời gian áp dụng
• Bước 4. Tùy chọn cho phép sử dụng nhiều Voucher của đợt này lên một hóa đơn
• Bước 5. Đánh dấu chọn loại phòng được áp dụng trong đợt phát hành
• Bước 6. Kích hoạt ngay để áp dụng

6 bước để khởi tạo đợt phát hành và voucher đi kèm

Lưu ý:

• Hệ thống sẽ tự động tạo ra mã Voucher dựa trên số lượng đã nhập. Để bắt đầu áp dụng, hãy truy cập danh sách Voucher và thực hiện phát hành, hủy hoặc theo dõi lịch sử sử dụng của các Voucher đã phát hành.
• Cho phép áp dụng nhiều voucher trên một hóa đơn : Nếu tùy chọn này được kích hoạt => Các voucher trong cùng một đợt phát hành sẽ được thực hiện thanh toán cho cùng một hóa đơn.
•  

Bước 5: Phát hành Voucher

Sau khi tạo thành công đợt phát hành => Khách sạn cần truy cập vào danh sách Voucher của đợt để thực hiện Phát hành, Hủy hoặc điều chỉnh voucher tùy theo nhu cầu quản lý.

Để phát hành Voucher => Trong danh sách đợt phát hành, thực hiện 2 bước sau đây để truy cập vào chức năng Quản lý Voucher

• Bước 1: Bấm vào “Xem Voucher “ trong cột Voucher để bắt đầu thao tác quản lý, theo dõi tình trạng sử dụng và phát hành voucher

Bước 1 : Bấm vào Xem Voucher

• Bước 2: Trong danh sách Voucher hiển thị lên => bấm vào nút  để truy cập chức năng quản lý voucher

Bước 2: Bấm vào Quản lý Voucher

QUẢN LÝ VOUCHER
Trong danh sách các voucher của đợt phát hành. Khách sạn có thể theo dõi hiện trạng sử dụng của các mã voucher. Thông tin về thời hạn sử dụng, mệnh giá và có thể thực hiện các thao tác : Phát hành, hủy hoặc thêm các voucher

Xem lại thông tin của đợt phát hành đang thao tác

Số liệu thống kê các mã voucher của đợt phát hành và vị trí các nút bấm chức năng

• Phát hành Voucher: Trong danh sách Voucher => Bấm vào biểu tượng  của cột “Phát hành” để thực hiện phát hành bấy kỳ một mã voucher nào . Thời gian phát hành sẽ được hệ thống ghi nhận => Lúc này Voucher chính thức có hiệu lực sử dụng và cột phát hành sẽ chuyển qua trạng thái . Để ngưng phát hành => Bấm tiếp một lần nữa vào  để ngưng phát hành Voucher.
• Hủy Voucher : Trong danh sách Voucher => Bấm vào biểu tượng  của cột “Hủy” => Voucher sẽ được hủy dưới dạng làm mờ đi và hiển thị biểu tượng đã xóa như sau . Voucher đã hủy sẽ không còn tác dụng khi nhập mã thanh toán. Voucher đã hủy sẽ không khôi phục được.
• Thêm mới Voucher: Trong màn hình giao diện quản lý Voucher => Bấm vào nút để thêm mã voucher mới cho đợt phát hành. Hệ thống hiển thị ra màn hình thêm mới => nhập các thông tin cần thiết để thực hiện thêm mới => Bấm “Đồng ý” để hoàn tất.
  • Số lượng: Nhập số lượng voucher sẽ thêm
  • Ký tự bắt đầu | Độ dài Voucher | Ký tự kết thúc : Hệ thống sẽ tự động sinh ra mã Voucher với thiết lập bắt đầu bằng Ký tự bắt đầu, kết thức với ký tự kết thúc và độ dài bằng với Độ dài voucher đang thiết lập.

Màn hình thêm mới voucheer

Lưu ý: Để phát hành hoặc hủy số lượng nhiều Voucher cùng lúc => Đánh dấu tích vào cột đầu tiên của danh sách cho các voucher cần thao tác => Bấm vào nút để thực hiện thao tác tương ứng cho các voucher đã lựa chọn.

THEO DÕI LỊCH SỬ SỬ DỤNG VOUCHER

Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn theo dõi lịch sử sử dụng các Voucher đã phát hành.

Trong danh sách đợt phát hành đang quản lý => Bấm vào tên của mỗi đợt phát hành trong cột “TIÊU ĐỀ” để truy cập lịch sử sử dụng voucher của đợt phát hành

Theo dõi lịch sử sử dụng voucher

Lịch sử sử dụng các voucher của đợt phát hành và tổng giá trị đã sử dụng

QUẢN LÝ ĐỢT PHÁT HÀNH

Trong giao diện các đợt phát hành đang quản lý . Khách sạn có thể quản lý và thao tác các chức năng

• Chỉnh sửa : Bấm vào biểu tượng  của mỗi đợt phát hành để thực hiện cập nhật thông tin. Các thông tin có thể chỉnh sửa được như : Tiêu đề, mệnh giá, thời hạn sử dụng, các loại phòng áp dụng….Số lượng và Mã đợt sẽ không cho phép chỉnh sửa
• Xóa : Bấm vào biểu tượng  để thực hiện xóa đợt phát hành. Đợt phát hành sẽ không còn xuất hiện trên màn hình quản lý sau  khi xóa. Xóa đợt phát hành cũng đồng thời xóa tất cả voucher của đợt phát hành. Thông tin của các voucher trong đợt bị xóa nếu đã sử dụng vẫn sẽ xuất hiện trong các báo cáo liên quan
• Kích hoạt/Khóa : Bấm vào biểu tượng  để khóa một đợt phát hành. Trạng thái khóa sẽ chuyển qua . Để kích hoạt lại, bấm vào biểu tượng đang khóa  để chuyển về trạng thái kích hoạt  

Các nút bấm chức năng quản lý đợt phát hành