HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Mô tả : Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn tạo và quản lý các loại phòng cũng như thông tin, tiện ích, hình ảnh phòng. Các dữ liệu phòng sẽ được hiển thị trên các chức năng liên quan của hệ thống quản lý đặt phòng và Booking Engine do Blue Jay cung cấp.

Mục đích :

• Tạo và quản lý loại phòng
• Cập nhật chỉnh sửa giá và bữa sáng đi kèm với giá
• Cập nhật, chỉnh sửa thông tin, đánh số, sắp xếp tầng cho các phòng lưu trú thực tế của khách sạn tương ứng với loại phòng.

Hướng dẫn thực hiện.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Quản lý . Lựa chọn khách sạn đang quản lý và cần cập nhật.
Bước 2: Truy cập menu:Thông tin cơ bản / Danh sách phòng
Bước 3 : Bấm vào nút “Thêm mới loại phòng”.

Bấm vào thêm loại phòng để bắt đầu thêm mới

Bước 4: Cập nhật các thông tin cho loại phòng => Bấm "Lưu" sau khi hoàn thành các nội dung để lưu thông tin phòng.

• Nhập các thông tin đầy đủ có đánh dấu * để tạo mới loại phòng: Kiểu phòng, Mã, tên loại phòng. Ví dụ: Double Room With Riverview.
• Nhập số người cho phép ở tối đa trong loại phòng này. Bao gồm số lượng người lớn cho phép và trẻ em cho phép.
• Nhập số lượng thực tế của loại phòng này mà khách sạn đang cung cấp.
• Nhập giá cơ bản : Là giá tối thiểu (Giá NET) của loại phòng này mà khách sạn mong muốn. Đánh dấu tùy chọn giá phòng đã bao gồm bữa sáng hoặc chưa.
• Chọn thứ tự hiển thị của loại phòng: Hệ thống sẽ sắp xếp hiển thị loại phòng này theo thứ tự trên màn hình Lịch Đặt Phòng của lễ tân.

Nhập thông tin phòng, số lượng và giá cơ bản (bao gồm bữa sáng hoặc không)

LƯU Ý

• Sau khi lưu thông tin của loại phòng đang tạo mới => Hệ thống sẽ hiển thị lại dữ liệu vừa nhập => Có thể thực hiện chỉnh sửa thông tin trực tiếp ngay trên màn hình đang thao tác => Bấm “Lưu” để hoàn tất chỉnh sửa
• Bấm vào nút  để tiếp tục thêm nhanh loại phòng mới trên màn hình giao diện đang thao tác.

Bước 5 : Cập nhật phòng vật lý.
Sau khi bấm “Lưu” để hoàn tất cập nhật thông tin loại phòng. Hệ thống sẽ hiển thị số lượng các phòng vật lý dựa trên ô “Số lượng” đã nhập ở bước 4.

Cập nhật thông tin cho các phòng vật lý của khách sạn

• Cập nhật Tên phòng/Số Phòng/Tầng hoặc khu vực cho danh sách các phòng vật lý
• Bấm “Lưu tất cả” để hoàn tất cập nhật phòng vật lý cho loại phòng

Điền Tên/Số và khu vưc hoặc tầng của phòng ở vật lý

Chỉnh sửa phòng vật lý : Trong danh sách phòng vật lý đang có => Nhập trực tiếp thông tin cần chỉnh sửa trong các cột Tên phòng / Số Phòng / Khu vực-Tầng => Bấm vào biểu tượng  để lưu chỉnh sửa.
Xóa phòng vật lý : Trong danh sách phòng vật lý đang có => Bấm vào biểu tượng để xóa phòng vật lý

Lưu ý :

• Khi phòng vật lý bị xóa, đồng nghĩa với số lượng của loại phòng này sẽ giảm theo.
• Hệ thống sẽ sắp xếp theo thứ tự hiển thị kết hợp giữa Tên và Số Phòng trên Lịch Đặt Phòng của Lễ Tân.
• Điền vào số tầng của phòng để hệ thống sắp xếp hiển thị theo tầng trong chức năng Sơ Đồ Tầng của Lễ Tân.

Màn hình Lịch đặt phòng hiển thị thứ tự sắp xếp của phòng vật lý và Giá cơ bản của loại phòng

Màn hình Sơ đồ tầng hiển thị sắp xếp theo tầng của các phòng vật lý

CHỈNH SỬA THÔNG TIN PHÒNG

Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn cập nhật thông tin phòng và giá phòng cũng như điều chỉnh số lượng phòng.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Quản lý . Lựa chọn khách sạn đang quản lý và cần cập nhật.

Bước 2: Truy cập menu:Thông tin cơ bản / Danh sách phòng

Bước 3: Cập nhật tùy chỉnh cho các loại phòng

• Đánh số thứ tự hiển thị : Trong danh sách loại phòng => Nhập số thứ tự hiển thị cần điều chỉnh cho các loại phòng => Bấm vào nút  để hoàn tất => Các loại phòng sẽ được sắp xếp theo thứ tự đã lưu trên màn hình Lịch Đặt Phòng
• Chỉnh sửa : Trong danh sách loại phòng => Bấm vào biểu tượng  => Hệ thống sẽ chuyển qua giao diện hiển thị thông tin đầy đủ của loại phòng => Cập nhật các thông tin cần chỉnh sửa => Bấm “Lưu” để hoàn tất.
• Kích hoạt / Khóa : Trong danh sách loại phòng => Mặc định các phòng mới tạo sẽ ở trạng thái kích hoạt sử dụng  => Bấm vào biểu tượng  để thực hiện Khóa loại phòng , lúc này trạng thái sẽ chuyển đổi thành => Để kích hoạt trở lại , bấm vào biểu tượng khóa để chuyển về trạng thái kích hoạt.
• Xóa loại phòng : Trong danh sách loại phòng => Bấm vào biểu tượng để xóa loại phòng.

Giao diện quản lý loại phòng và các nút chức năng

Lưu ý :

• Các loại phòng đã khóa hoặc xóa sẽ không còn hiển thị trên màn hình Lịch Đặt Phòng của nghiệp vụ Lễ Tân
• Không thể xóa các loại phòng đang còn các Đặt Phòng chưa hủy . Khách sạn cần thực hiện Hủy đặt phòng đối với các đặt phòng của loại phòng cần xóa trước khi thực hiện xóa loại phòng.

CẬP NHẬT THÔNG TIN PHÒNG CHO BOOKING ENGINE

Trong danh sách loại phòng đang quản lý => Bấm vào các biểu tượng của cột “CHI TIẾT PHÒNG” để cập nhật thông tin phòng sẽ hiển thị trên Booking Engine mà Blue Jay cung cấp. Khách sạn cần thực hiện 4 bước nhập dữ liệu để hiển thị thông tin phòng trên Booking Engine.

Các nút chức năng để cập nhật thông tin phòng hiển thị trên Booking Engine

Bước 1: Cập nhật mô tả phòng

Bấm vào biểu tượng  để cập nhật mô tả phòng => Cập nhật tên loại phòng và mô tả theo từng loại ngôn ngữ => Bấm “Lưu” để hoàn tất. Đánh dấu các loại giường cung cấp trong loại phòng và số lượng của chúng => Bấm “Lưu” để hoàn tất

Cập nhật mô tả phòng theo từng loại ngôn ngữ trên Booking Engine

Cập nhật loại giường và số lượng cung cấp trong phòng

Bước 2: Cập nhật tiện ích của phòng

Bấm vào biểu tượng để cập nhật các tiện ích của loại phòng => Trên giao diện danh sách tiện ích, đánh dấu các tiện ích của loại phòng này cung cấp => Bấm “Lưu” để hoàn tất cập nhật tiện ích phòng

Đánh dấu các tiện ích của loại phòng

Bước 3: Cập nhật hình ảnh phòng

Bấm vào biểu tượng  để thực hiện cập nhật hình ảnh cho loại phòng

• Trong danh sách hình ảnh phòng => Bấm vào “Kéo và thả hình ảnh” để bắt đầu tải ảnh từ máy tính  => Sau khi chọn hình ảnh , bấm vào “Bắt đầu tải lên” để thực hiện tải hình ảnh
• Bấm vào từng hình ảnh trong danh sách đã tải lên để xem => Bấm vào biểu tượng  nếu muốn xóa ảnh đang xem
• Bấm vào “Xóa tất cả ảnh” nếu muốn xóa tất cả.

Quản lý hình ảnh phòng

Lưu ý : Chỉ có thể tải lên tối đa 30 ảnh trong một lần tải. Hình ảnh phải có dung lượng nhỏ hơn 1024 kb. Cho phép định dạng .JPG và .PNG
 

Bước 4: Cập nhật chính sách phụ phí cho loại phòng

Bấm vào biểu tượng  để cập nhật chính sách phụ phí. Chính sách phụ phí của mỗi loại phòn sẽ bao gồm : Phụ phí ở thêm người lớn , kê giường phụ và chính sách phụ phí theo độ tuổi trẻ em.

• Phụ phí người lớn và giường phụ : Đánh dấu tùy chọn cho phép phòng nhận thêm người lớn ở thêm hoặc giường phụ. Giá cho người lớn ở thêm hoặc giường phụ sẽ được cập nhật tại menu chức năng : Cài đặt nâng cao / Chính sách

Đánh dấu kích hoạt cho phép ở thêm và phụ phí của loại phòng

• Phụ phí trẻ em: Trong giao diện Chính Sách trẻ em => Cập nhật các thông tin quy định về độ tuổi trẻ em => Đánh dấu tùy chọn quy định áp dụng giường ngủ cho độ tuổi đang thiết lập => Nhập giá phụ thu và tùy chọn bữa sáng đi kèm giá =>  Bấm “Lưu” để hoàn tất.

Cập nhật chính sách trẻ em theo độ tuổi và phụ thu

• Điều chỉnh chính sách trẻ em : Trong danh sách Chính sách trẻ em đang áp dụng
  => Bấm vào biểu tượng  để chỉnh sửa lại thông tin độ tuổi hoặc các thiết lập khác => Bấm “Lưu” để hoàn tất chỉnh sửa.
  => Bấm vào biểu tượng để thực hiện xóa dữ liệu
  => Bấm vào biểu tượng  để khóa 

Danh sách phụ phí theo độ tuổi trẻ em

Lưu ý :

• Các cài đặt quy định về cho phép thêm người lớn, giường phụ và trẻ em sẽ hiển thị ở bước chọn dịch vụ thêm trên Booking Engine
• Trên Booking Engine => Hệ thống sẽ tự động tính và hiển thị số tiền phụ phí cho từng trường hợp phụ thu mà khách lựa chọn : thêm người lớn, thêm giường phụ hoặc thêm trẻ em trong phòng.